Control interno de las cuentas por cobrar.

Ya se ha comentado que el grupo más importante de cuentas por cobrar es aquel proveniente de las ventas de bienes o servicios. Ello Implica que las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de Ingresos en el que están íntimamente relacionadas las operaciones de:

a- Ventas.

b- Despacho.

c- Facturación.

d- Crédito y Cobranzas.

e- Cuentas por cobrar.

f- Caja.

Es esta la razón por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se haga no sólo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultáneamente, deben quedar también resguardadas el resto de las operaciones mencionadas.

Se sugiere a continuación, algunas medidas de control interno que deben ponerse en práctica en tomo al ciclo de ingresos:

a) Con respecto a las ventas:

Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por:

El departamento de ventas en cuanto a condiciones.

El departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos.

b) Con respecto a despachos:

Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía en el almacén.

Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al almacén.

Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la nota de despacho al cliente.

Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un control sobre la secuencia de las mismas.

c) Respecto a facturación:

Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.

Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notas de despacho de mercancías son facturadas.

Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su existencia y uso.

Una vez elaborada la factura se procederá a verificada en cuanto a precio, exactitud aritmética, rebajas etc.

d) En cuanto a crédito y cobranzas.

El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de ventas y cuentas por cobrar.

Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para:

Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables.

Conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los términos usuales.

Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y su uso debidamente controlado.

Cuando se emitan notas de crédito por concepto de devolución, deben estar respaldadas por un informe de recepción de mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario responsable.Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas periódicamente por un funcionario responsable.

Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su cobro.