7 puntos para preparar el Inventario Físico Anual

  1. La fiabilidad de stocks mejora el servicio a clientes
  2. El inventario físico anual no debe contemplarse como una obligación legal sino como la oportunidad de controlar, medir y mejorar la gestión de inventarios. La realización de un inventario anual conlleva la paralización de la actividad normal de la empresa y costes extraordinarios. Es importante que el recuento físico se planifique minuciosamente con el fin de evitar imprevistos y conseguir que su resultado facilite a dirección la toma de decisiones sobre la situación de sus activos. Esta breve guía pretende identificar aquellos puntos que adquieren especial relevancia en la preparación de un inventario físico anual y que no deben obviarse.
  3. Localización Demográfica de los Centros – El primer paso consiste en listar las localizaciones (almacenes, puntos de venta, etc.) donde se llevará a cabo el recuento físico.
  4. Tipología de Productos y Estanterías A continuación clasificaremos el tipo de productos y estanterías para detallar el número de ubicaciones que deberemos contar por estantería, tipo de producto y centro.
  5. Recursos Humanos Para conocer los Recursos Humanos de los que disponemos, prepararemos un listado de todo el personal que participará en el recuento, por centro, asignando las siguientes funciones:
  • Responsable general del inventario
  • Supervisores por centro
  • Equipos de recuento
  • Equipos de introducción de datos
  1. Equipamientos En función de los productos y tipo de estanterías a contar, preveremos el equipamiento necesario, que en muchos casos habrá que alquilar:
  • Plataformas elevadoras
  • Básculas para material a granel y/o productos pequeños
  • Material básico por equipo de recuento: calculadoras, etc.
  • Lectores de introducción de datos
  1. Software Inventario Físico La función del software para realizar un inventario físico es la generación de listados recuento, introducción de recuentos, seguimiento y comparación recuento final con inventario teórico. Existen muchas aplicaciones en el mercado dedicadas a la ejecución de inventarios físicos y su selección deberá basarse en las propias necesidades de la empresa.
  2. Manual de Instrucciones El Manual de Instrucciones es el documento más importante en la planificación del inventario físico. En él se detallan todas las instrucciones que se deberán seguir para su correcta ejecución: fechas, centros, horarios, equipos, operativa, etc. , y resuelve cualquier duda que pueda surgir durante su realización. Este manual debe distribuirse con la suficiente antelación a todo el personal que intervenga directa ó indirectamente en el recuento y es susceptible de mejora a través de posteriores revisiones como parte integrante del manual de calidad de la empresa.
  3. Manual Instrucciones Hora de Corte Operaciones El manual de instrucciones informa de los días de inventarios y establece la hora de corte operacional, previamente acordada con dirección general. Salvo que la empresa no pueda detener su actividad, la hora de corte indica el momento a partir del cual todos los productos almacenados han sido procesados en el sistema y ya no se podrá realizar ningún otro movimiento hasta que se recupere la actividad normal.
  4. Manual Instrucciones Horario Recuento El horario de recuento debe planificarse en función del número de ubicaciones a contar, equipos disponibles y velocidad estimada de conteo (ubicaciones por hora). En este apartado se detallan los horarios de recuento, las pausas, el horario de comidas y la hora de finalización prevista. Es de suma importancia que todo el personal disponga de esta información para evitar pausas no planificadas y conseguir una gestión adecuada del tiempo disponible.
  5. Disponemos de dos equipos, el que realiza el recuento físico y el que introduce los recuentos en el sistema. Normalmente, el equipo de recuento lo componen 2 personas. Es importante que la composición de cada equipo la realice una persona que conozca el perfil de cada individuo, habilidades y funciones dentro de la empresa para que estos estén compensados. Cada equipo de recuento es codificado (A,B,C…) y el nombre de sus componentes publicado en el manual de instrucciones.
  6. Antes de iniciar el recuento físico es recomendable realizar copias de seguridad de todas las bases de datos de stocks, sobre todo en el caso de trabajar con aplicaciones que actualizan directamente el inventario teórico con el inventario contado.
  7. Es necesario configurar listados de recuento por zonas y equipos. En el listado aparecerá la información básica del producto a contar: ubicación, código artículo, descripción, unidad de medida, etc., y el equipo de recuento anotará la cantidad contada en la ubicación. El número de ubicaciones por listado tiene que acotarse para combinar el recuento físico con la entrada de datos. Por ejemplo, 100 ubicaciones por listado. Estos listados se imprimen después de la hora de corte.
  8. Manual Instrucciones Segundo Recuento Existen 2 modos diferentes de configurar los segundos recuentos:
  • Todo el inventario es recontado dos veces. En estos casos el programa de inventarios selecciona el recuento que ha sido mas favorable respecto del inventario teórico.
  • El primer recuento es sometido a un filtro de diferencias por valor y/o unidades y, en función de la desviación, se solicita un segundo recuento. Normalmente en estos casos se mantiene el último recuento realizado.
  1. Terminados los recuentos se genera un informe donde aparecen ordenadas, de mayor a menor, las diferencias absolutas encontradas, tanto por valor como por unidades. Este listado es verificado por el supervisor de inventario, el cual comprobará junto a los equipos de recuento que el conteo de las mayores diferencias es correcto y dará el inventario por finalizado. Los posibles motivos de estas diferencias se analizarán posteriormente para reportarlo en el informe general de inventario.
  2. Informe Final de inventario incluye los siguientes documentos:
  • Cuadro diferencias indicando inventario inicial, inventario final, diferencias y %, por valor y por unidades
  • Listado de las 10 primeras diferencias absolutas encontradas, indicando los posibles motivos que provocaron estas diferencias.
  • Comparativa con resultados inventario anual anterior
  • Medidas propuestas para mejorar la gestión de stocks
  • 5 últimas entradas/salidas antes y después de la hora de corte.